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Eine Gruppe bildet eine organisatorische Unternehmenseinheit ab und kann eine Abteilung, eine Tochtergesellschaft o.ä. sein.

Jedes Video und jeder Channel im VideoManager hat eine Gruppe als Owner. Neu hochgeladene Videos gehören standardmäßig der Gruppe "Unternehmen" an, sofern sie nicht direkt in einen Channel, der einer spezifischen Gruppe zuordnet ist, hochgeladen werden. Dies kann, wenn andere Gruppen angelegt wurden, jederzeit geändert werden (siehe hierzu Kapitel "Sicherheit"). Ein Video kann immer nur jeweils einer Gruppe zugewiesen werden.

In der Regel haben nur Mitglieder der Besitzergruppe Zugriff auf die dazugehörigen Channels und Videos.

Eine Benutzerrolle definiert Aufgaben, Eigenschaften und vor allem Rechte eines Benutzers. Die Rolle gibt an, welche Aktionen ein Benutzer an Videos und Channels ausführen darf, die seiner Gruppe angehören. Da die Rolle gruppenspezifisch ist, ist es möglich, einen Benutzer in verschiedenen Gruppen unterschiedliche Rechte zuzuweisen.

 Beispiel

Ein Benutzer ist gleichzeitig Mitglied in den Gruppen "Sales" und "Marketing". In der "Sales"-Gruppe hat dieser Benutzer die Rolle "Read-only" und kann Videos, die seiner Gruppe angehören anschauen, aber nicht editieren oder veröffentlichen. In der Gruppe "Marketing" ist der Benutzer der Rolle "Redakteur" zugeteilt, in dieser Rolle hat er die Berechtigung Videos seiner Gruppe zu editieren und zu veröffentlichen.

Folgende Rechte können Sie einer Rolle zuordnen:

• Administrationsbereich: Mit diesem Recht können Sie administrative Aufgaben ausführen, hierzu gehören unter anderem Benutzer anlegen, Gruppenverwaltung, Hinzufügen neuer Metadaten oder Erstellen neuer Social Media Profile.
• Sicherheitseinstellungen bearbeiten
• Channel: anlegen, ansehen, bearbeiten, löschen, Sub-Channels ansehen
• Videos: ansehen, bearbeiten, ersetzen, hochladen, löschen, veröffentlichen, einem Channel hinzufügen, aus einem Channel löschen
• Social Media: Publikation auf YouTube, Publikation auf Facebook

Einem Zugriffsprofil können die Zugriffsrechte, die auf ein Einzelvideo möglich sind, eingeräumt werden. Auf diese Weise können Nutzer, die nicht direkt der Gruppe angehören, der das Video zugeordnet ist, trotzdem mit dem Video arbeiten (z.B. ansehen oder verwalten).

Beispiel

Ein Benutzer verfügt über die Rolle, die ihm erlaubt, Videos und Channels der Gruppe "Unternehmen" anzuschauen. Darüberhinaus wurde er keiner weiteren Rolle und Gruppe zugeteilt. Der Benutzer muss nun ein Video editieren, das der Gruppe "Sales" zugeordnet wurde. Obwohl diesem Video ein Zugriffsprofil mit Bearbeitungsrecht zugewiesen wurde, kann der Benutzer das Editieren nicht vornehmen, da seiner Rolle kein Bearbeitungsrecht eingeräumt wurde.